Verarbeitung personenbezogener Daten

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten:
Vitrolive, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz in Stettin
Al. Wojska Polskiego 103, 70-483 Stettin
KRS: 0000252423
REGON: 320166514
NIP: PL8512959483
Tel.: +48 91 486 43 45
Fax: +48 91 88 69 138
www.vitrolive.pl

Datenschutzbeauftragte
Dr. med. Anna Janicka
Al. Wojska Polskiego 103, 70-483 Stettin
Tel.: +48 91 486 43 45
Mobil: +48 691 676 305
Fax: +48 91 88 69 138
E-Mail: anna.janicka@vitrolive.pl

Allgemeine Informationen
VitroLive Sp. z o.o. mit Sitz in Stettin an der Al. Wojska Polskiego 103 ist verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Patientendaten und deren Verwendung im Rahmen der sicheren Erbringung von Gesundheitsleistungen und gemäß des Vertrages sowie der geltenden Rechtsvorschriften, einschließlich:
1) Verordnung (EU) Nr. 679/2016 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr sowie Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), nachstehend DSGVO genannt;
2) Gesetz vom 6 November 2008 über Patientenrechte und den polnischen Patientenbeauftragten:
3) Gesetz vom 15. April 2011 über Medizindienstleistungen;
4) Gesetz vom 25. Juni 2015 über Unfruchtbarkeitsbehandlung;
5) Verordnung des polnischen Ministeriums für Gesundheit vom 9. November 2015 über die Art, den Umfang und das Format von Patientenakten sowie deren Verarbeitung.
6) Die Bereitstellung personenbezogener Daten erfolgt zwar freiwillig, ist jedoch für die Erbringung von Dienstleistungen durch VitroLive im Rahmen des abgeschlossenen Vertrages erforderlich.

Bei fehlender Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die unter Abschnitt 2. beschriebenen Ziele wird VitroLive nicht zum Abschließen eines Vertrages mit dem Patienten imstande sein.

Das Ziel und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten von Patienten, die während der Anmeldung sowie während der Dauer des Vertrages über die Erbringung von Gesundheitsleistungen oder anderer Dienstleistungen erfasst werden, können für folgende Ziele verwendet werden:

• Gesundheitsprävention, medizinische Diagnose, Bereitstellung von Gesundheitsfürsorge, Behandlung oder Verwaltung von Systemen und Gesundheitsdienstleistungen nach Artikel 9 Abs.1 Buchst. h DSGVO — für den Zeitraum der Erbringung der Gesundheitsfürsorge und den rechtlich bestimmten Aufbewahrungszeitraum für Patientenakten,
• die Erfüllung des mit dem Patienten abgeschlossenen Vertrages nach Artikel 6 Absatz 1 Buchst. b DSGVO — während der Dauer des Vertrages,
• die Erfüllung rechtlicher Vorschriften, zu denen VitroLive nach Artikel 6 Absatz 1 Buchst. c DSGVO verpflichtet ist, z.B. zu Steuer-, Verwaltungs-, Nachweis sowie Archivierungszwecken — für die zur Erfüllung der einzelnen Verpflichtungen erforderlichen gesetzlichen Zeitdauer,
• zum Schutz lebenswichtiger Interessen von Patienten oder anderer natürlicher Personen nach Artikel 6 Absatz 1 Buchst. d DSGVO, z.B. in Bezug auf die körperliche Unversehrtheit oder das Leben der Person, die diese Daten betreffen — für die für die Intervention erforderliche Zeitdauer,
• zur Wahrung rechtlicher Interessen von VitroLive oder eines Dritten nach Artikel 6 Absatz 1 Buchst. f DSGVO, z.B. bei Anspruchsforderungen — für die Dauer der Laufzeit eventueller Ansprüche, die im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Dienstleistungen entstanden sind, um die Kreditwürdigkeit der Patienten durch Abfrage im Nationalen Schuldenregister BIG S.A. zu prüfen — für den Zeitraum vor dem Vertragsabschluss, für die Laufzeit des Vertrages sowie für den Zeitraum der Prüfung der Kreditwürdigkeit und außerdem in Verbindung mit dem Einsatz von Videoüberwachung zum Schutz von Personen und Eigentum auf dem Gelände von VitroLive — für einen Zeitraum von höchstens 2 Jahren, es sei denn, dass die Videoaufzeichnungen bei Straf- oder Verwaltungsverfahren verwendet werden, da in diesen Fällen die Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zeitdauer des Verfahrens verlängert wird,
• Zustellung personalisierter Werbung zu VitroLive-Dienstleistungen an Patienten im Rahmen eines E-Mail-Newsletters und zusätzlich zur Verbesserung der Qualität der geleisteten Dienstleistungen sowie zur Gewährleistung der Sicherheit und der Unterstützung der Patienten auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO).

Informationen über Träger, an die Daten übertragen werden können
VitroLive überträgt personenbezogene Daten von Patienten an:

• Träger, die unmittelbar an der Erbringung der von VitroLive geleisteten Dienstleistungen beteiligt sind (z.B. Ärzte),
• Träger, die Beratungs-, Rechts-, Buchführungs- und Personaldienstleistungen für VitroLive leisten,
• Träger, die VitroLive IKT-Dienstleistungen zur Verfügung stellen,
• Banken im Rahmen von finanziellen Dienstleistungen an VitroLive,
• öffentliche Verwaltungen,
• Träger, die Post- und Kurierdienste anbieten.

Personenbezogene Daten, die aus anderen Quellen stammen
VitroLive informiert, dass in bestimmten Fällen personenbezogene Daten der Patienten indirekt, d.h. von Dritten, gewonnen werden.
VitroLive erhält Daten auf die oben beschriebene Weise von Banken oder anderen Finanzinstituten im Rahmen der von den Patienten geleisteten Zahlungen sowie aus dem Nationalen Schuldenregister BIG S.A. zur Prüfung der Kreditwürdigkeit von Patienten.
Die von den Banken erhaltenen Daten enthalten die Kontonummer und werden zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungsführung sowie bei eventuellen Ansprüchen für die Dauer der Laufzeit verarbeitet.
Daten, die aus dem Nationalen Schuldenregister BIG S.A. stammen, enthalten Informationen über eventuelle Verschuldungen der Patienten und werden für den Zeitraum vor dem Vertragsabschluss, für die Laufzeit des Vertrages sowie für den Zeitraum der Prüfung der Kreditwürdigkeit verarbeitet.
Im Übrigen kann VitroLive Personenbezogene Daten von Patienten von anderen Trägern im Rahmen der Zusammenarbeit erhalten, bei der elektronische Plattformen oder Systeme verwendet werden.
Auf diesen Wegen gewonnene Daten enthalten außer allgemeiner personenbezogener Daten wie Vorname, Nachname und Kontaktdaten ebenfalls eine besondere Datenkategorie (s.g. sensible Daten), die u.a. auch Untersuchungsergebnisse und Informationen über den Gesundheitszustand in Verbindung mit Behandlungen bei VitroLive enthalten.
Diese Daten werden zum Zweck der Erfüllung des Vertrages für den Zeitraum dessen Ausführung oder bei eventuellen Ansprüchen für die Dauer der Laufzeit verarbeitet und außerdem zur Erfüllung der Archivierungspflicht durch VitroLive.

Die Übertragung personenbezogener Daten an ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR)
Es wird nicht von VitroLive beabsichtigt, personenbezogene Daten von Patienten an Drittländer (außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes) zu übertragen, mit Ausnahme von Fällen, wenn dies vom Patienten beantragt wird.

Die Aufbewahrungsdauer personenbezogener Daten
Die archivierte Dokumentation von Patienten wird für einen Zeitraum von 20 Jahren aufbewahrt, nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde, mit der Ausnahme von:

• Patientenakten im Falle des Todes des Patienten, bei Todesursache aufgrund von Körperverletzung oder Vergiftung, die für einen Zeitraum von 30 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Tod eingetreten ist, aufbewahrt werden;
• Getrennt von den Patientenakten aufbewahrte Röntgenaufnahmen, die für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Röntgenaufnahme gemacht wurde;
• Überweisungen zu Untersuchungen oder Verschreibungen des Arztes, die für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Überweisung oder Verschreibung stattgefunden hat;
• Patientenakten von Kindern im Alter von bis zum zweiten Lebensjahr, die für einen Zeitraum von 22 Jahren aufbewahrt werden.
• Unterlagen zu den vom Kinderwunschzentrum oder von der Samen-, Eizellen- und Embryobank durchgeführten Aktivitäten, einschließlich: der Art und Anzahl von Keimzellen und Embryonen, die entnommen, getestet, konserviert, verarbeitet, aufbewahrt, verteilt oder auf eine andere Weise verwendet wurden sowie Informationen bezüglich ihrer Herkunft sowie des Bestimmungsortes, die notwendig zur Überwachung von Keimzellen und Embryonen in allen Etappen der Entwicklung sind sowie die der Identifizierung von Spendern und der Empfängerin von Keimzellen und Embryonen dienen; die oben genannten Unterlagen werden für eine Zeitdauer von 90 Jahren vom Zeitpunkt ihrer Schaffung aufbewahrt.

Die Rechte der Patienten
VitroLive muss als Verantwortlicher den Patienten die folgenden Rechte einräumen:

• das Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten — einschließlich der Einholung von Informationen zu den von VitroLive verarbeiteten Daten sowie einer Kopie der Daten,
• das Recht zum Korrigieren (zur Berichtigung) von Daten,
• das Recht zur Löschung von Daten, deren Verarbeitung gegenstandslos ist oder dann, wenn die Daten für VitroLive nicht für den Ziel erforderlich sind, für den sie erfasst wurden,
• das Recht zur Einschränkung der Datenverarbeitung,
• das Recht zur Übertragung von Daten an eine andere für die Verarbeitung von Daten verantwortliche Einrichtung,
• das Recht, Einspruch gegen die Verarbeitung von Daten zu erheben,
• das Recht zur Rückziehung der erteilten Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten, falls die Verarbeitung von Daten nicht für die Erfüllung des Vertrages oder einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist oder kein berechtigtes Interesse seitens VitroLive besteht,

Diese Rechte können von Patienten wahrgenommen werden, indem sie eine Erklärung bei VitroLive abgeben, entweder persönlich oder auf dem postalischen oder elektronischen Weg.
VitroLive ist berechtigt, die Identität der Person, von der die Erklärung stammt, zu überprüfen.
Die Möglichkeit des Patienten, diese Rechte zu nutzen, hängt vom Ziel und der Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ab.

VitroLive kann die Löschung der Daten, eine Einschränkung ihrer Verarbeitung, ihre Übertragung und die Erhebung des Einspruchs gegen ihre Verarbeitung aufgrund von auf Sonderbestimmungen beruhenden Verpflichtungen verweigern.

Die Patienten verfügen jederzeit über das Anrecht auf die Erhebung eines Einwands gegen die Verarbeitung von Daten zu Zwecken des Direktmarketings und der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist verpflichtet, die Datenverarbeitung zu diesem Zweck zu unterlassen.

Außerdem haben die Patienten das Recht, eine Beschwerde beim Vorsitzenden des Amtes für den Schutz Personenbezogener Daten zu erheben, falls die Datenverarbeitung gegen Rechtsvorschriften verstößt.