Przetwarzanie danych osobowych

Administrator danych osobowych:
Vitrolive Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinie
Aleja Wojska Polskiego 103, 70-483 Szczecin
KRS: 0000252423
REGON: 320166514
NIP: PL8512959483
tel.: +48 91 486 43 45
fax. +48 91 88 69 138
www.vitrolive.pl

Inspektor ochrony danych osobowych:
Dr n. med. Anna Janicka
Aleja Wojska Polskiego 103, 70-483 Szczecin
tel.: +48 91 486 43 45
kom.: +48 691 676 305
fax. +48 91 88 69 138
e-mail: anna.janicka@vitrolive.pl

1. Informacje ogólne
Vitrolive Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy Alei Wojska Polskiego 103, 70-483 Szczecin jest Administratorem danych osobowych Pacjentów i odpowiada za wykorzystanie danych pozyskanych od Pacjentów w ramach realizacji świadczeń zdrowotnych w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym z:
1) Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: RODO;
2) Ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
3) Ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej;
4) Ustawą z dnia 25 czerwca 2015 r. o leczeniu niepłodności;
5) Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Podanie danych osobowych przez Pacjenta jest dobrowolne, niemniej jednak konieczne dla realizacji usług przez Vitrolive w ramach zawartej umowy. Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach określonych w pkt 2. skutkować będzie niemożnością zawarcia umowy przez Vitrolive z Pacjentem.

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Pacjentów
Dane osobowe Pacjentów uzyskiwane w procesie rejestracji oraz w trakcie trwania umowy o realizację świadczeń zdrowotnych lub innych usług wykorzystywane są w następujących celach:

• profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej na podstawie art. 9 ust.1 lit. h RODO – przez okres świadczenia opieki medycznej i wymagany przepisami prawa okres archiwizacji dokumentacji medycznej,
• wykonania umowy zawartej z Pacjentem na podstawie art. 6 ust. 1 b RODO – przez okres obowiązywania umowy,
• wykonania ciążących na Vitrolive obowiązków prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 c RODO, np. dla celów podatkowych, administracyjnych, ewidencyjnych, archiwizacyjnych – w okresie koniecznym dla realizacji poszczególnych obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• ochrony żywotnych interesów Pacjentów lub innych osób fizycznych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d RODO, np. w zakresie ochrony integralności fizycznej lub życia osoby, której dane dotyczą – w okresie koniecznym dla podjęcia interwencji,
• ochrony prawnie uzasadnionego interesu Vitrolive lub podmiotu trzeciego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, np. celem dochodzenia roszczeń – przez okres wymagalności ewentualnych roszczeń powstałych w związku z świadczeniem usług, celem weryfikacji wiarygodności płatniczej Pacjentów poprzez sprawdzenie w Krajowym Rejestrze Długów BIG S.A. – przez okres poprzedzający zawarcie umowy, okres trwania umowy oraz okres dochodzenia wierzytelności, a nadto związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia na terenie obiektów Vitrolive – przez okres nieprzekraczający 2 lat, za wyjątkiem sytuacji wykorzystania zapisów monitoringu w toku postępowań sądowych lub administracyjnych, w których okres przetwarzania danych osobowych zostanie wydłużony o czas trwania postępowań.
• udostępnienia Pacjentowi za pośrednictwem poczty elektronicznej w ramach newslettera spersonalizowanej reklamy związanej z usługami Vitrolive, a nadto dla celów poprawy jakości świadczonych usług oraz zapewnienia bezpieczeństwa i wsparcia obsługi Pacjentów na podstawie udzielonej przez Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

3. Informacje o podmiotach, którym dane mogą być przekazywane
Dane osobowe pozyskane od Pacjentów są przekazywane przez Vitrolive:

• podmiotom bezpośrednio uczestniczącym w realizacji usług świadczonych przez Vitrolive (np. lekarze),
• podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, księgowe-kadrowe na rzecz Vitrolive,
• podmiotom zapewniającym obsługę teleinformatyczną Vitrolive,
• bankom w ramach obsługi finansowej Vitrolive,
• organom administracji publicznej,
• podmiotom prowadzącym działalność pocztową/kurierską.

4. Dane osobowe pozyskane z innych źródeł
Vitrolive informuje, iż mogą zaistnieć sytuacje pozyskania danych osobowych Pacjentów w sposób pośredni, tj. od podmiotów trzecich.
Vitrolive pozyskuje dane w opisany wyżej sposób od banków lub innych instytucji finansowych w ramach dokonywanych przez Pacjentów płatności, a także z Krajowego Rejestru Długów BIG S.A. w ramach weryfikacji wiarygodności płatniczej Pacjentów. Dane uzyskane od banków obejmują numer rachunku bankowego i będą przetwarzane w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń przez okres wymagalności roszczeń. Dane uzyskiwane z Krajowego Rejestru Długów BIG S.A. obejmują informacje w przedmiocie ewentualnych zadłużeń Pacjentów i będą przetwarzane przez okres poprzedzający zawarcie umowy, okres trwania umowy oraz okres dochodzenia wierzytelności.
Nadto Vitrolive może pozyskiwać dane osobowe Pacjentów od innych podmiotów w ramach współpracy, w której wykorzystywane są elektroniczne platformy lub systemy obsługi. Uzyskane w ten sposób dane obejmują oprócz ogólnych danych osobowych takich jak imię, nazwisko, dane teleadresowe, również szczególne kategorie danych (tzw. dane o charakterze wrażliwym), obejmujące m.in. wyniki badań i informacje o stanie zdrowia związane z procesem leczenia w Vitrolive. Dane te będą przetwarzane w celu wykonania umowy przez okres jej realizacji lub celem dochodzenia ewentualnych roszczeń w okresie wymagalności, a nadto celem wykonania ciążących na Vitrolive obowiązków prawnych związanych z archiwizacją.

5. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Vitrolive nie zamierza przekazywać danych osobowych Pacjentów do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), za wyjątkiem sytuacji, w których następuje to na wniosek Pacjenta.

6. Okres przechowywania danych osobowych
Archiwalna dokumentacja Pacjentów jest przechowywana przez okres 20 lat, licząc od końca roku
kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

• dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
• zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
• skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia;
• dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.
• dokumentacji dotyczącej czynności wykonywanych przez ośrodek medycznie wspomaganej prokreacji oraz bank komórek rozrodczych i zarodków, w tym: rodzajów i ilości komórek rozrodczych i zarodków, pobranych, przetestowanych, zakonserwowanych, przetworzonych, przechowywanych i dystrybuowanych lub w inny sposób wykorzystanych, a także dotyczącą ich pochodzenia oraz miejsca docelowego niezbędną do monitorowania komórek rozrodczych i zarodków na wszystkich etapach oraz umożliwiającą identyfikacje dawców i biorczyni komórek rozrodczych i zarodków; dokumentacja o której mowa powyżej jest przechowywana przez 90 lat od dnia jej utworzenia.

7. Uprawnienia przysługujące Pacjentom
Vitrolive informuje, iż Pacjentom przysługują następujące uprawnienia względem Vitrolive jako Administratora:

• prawo żądania dostępu do danych osobowych – w tym uzyskania informacji o przetwarzanych przez Vitrolive danych oraz o kopię danych,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych przetwarzanych w sposób bezpodstawny lub w przypadku, gdy dane nie są niezbędne Vitrolive do celów, dla których zostały zebrane,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przeniesienia danych do innego administratora danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo do wycofania udzielonej zgody na przetwarzania danych osobowych jeżeli przetwarzanie danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu Vitrolive,

Wskazane uprawnienia Pacjent może zrealizować poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia Vitrolive – osobiście, za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Vitrolive jest uprawnione do uwierzytelnienia tożsamości osoby, od której oświadczenie pochodzi.

Możliwość skorzystania przez Pacjenta z danego uprawnienia zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania danych. Vitrolive może odmówić usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia i wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów szczegółowych.

Szczególnym uprawnieniem jest prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych dla potrzeb marketingu bezpośredniego, które przysługuje Pacjentowi w dowolnym momencie i obliguje Administratora do zaprzestania przetwarzania danych do tego celu.

Ponadto Pacjentowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.